Google、IBM、Intelなどの企業は「オフィス復帰」の決定で引き続き注目を集めるかもしれないが、ごくわずかな例外を除いて、議論の焦点はもはや在宅勤務を許可するかどうかではなく、どのくらいの頻度で許可するかに移っている。「どこで」働くかという問題が落ち着きつつある今、私たちは「どのように」働くかに注目する必要がある。具体的には、リアルタイムまたは「同期」コラボレーションと「非同期」コラボレーションの組み合わせをマスターすることで、生産性を向上させ、会議の負担を軽減し、ストレスを和らげるにはどうすればよいか。非同期コラボレーションは、作業効率を向上させ、頻繁な会議によって引き起こされるストレスを軽減するための重要な戦略である。
会議の過負荷は、従業員の生産性、ストレスなどに悪影響を及ぼします。
同期コラボレーションには、対面での会議、ビデオ会議、電話での会話が含まれます。非同期コラボレーションには、電子メール、フォーラム、記録された会議、共同ドキュメント、ビデオ メッセージング、プロジェクト管理ツールが含まれます。ワークフローを改善するには、適切なコラボレーション方法 (同期または非同期) を選択することが重要です。
どれがベストかという明確なルールはありませんが、一般的には次のようになります。
同期コラボレーションは、複雑な問題に取り組んだり、繊細な会話を行ったり、上司と一対一で会議を行ったり、社会的なつながりを強化したりするのに最適です。即時のやり取りやアイデアの直接的な交換が必要な状況では、同期コラボレーションが好まれることがよくあります。
非同期コラボレーションは、アナウンス、ステータス更新、データ収集、ドキュメント作成、共同執筆などに最適です。非同期コラボレーションにより、従業員は柔軟に異なる時間に作業できるようになり、効率と生産性が向上します。
コラボレーション ツールについて合意するだけでも、効率が向上し、複数のチャネルを監視するストレスが軽減されます。しかし、本当の成果は、チームがやり取りの性質に基づいて方法 (同期または非同期) と使用するツールについて合意したときに得られます。適切なツールと方法を特定することで、コラボレーション プロセスを合理化し、混乱を軽減できます。
非同期作業のその他の利点（Async）
すべての会議で質問してください。非同期の代替手段に置き換えることはできますか?
非同期作業は、会議の負担を軽減するだけではありません。正しく適用すると、次のことが可能になります。
- タイムゾーンをまたいだコラボレーションを促進します。
- リモートチームのメンバーは勤務時間外の会議を避けます。
- 会議で発言するプレッシャーなしに貢献する方法を人々に提供することで、アイデアのプールを多様化します。
- 「集団思考」を避けたり、部屋の中で一番大きな声を出す人に従うことで、イノベーションを促進します。
会議は改善のための最も簡単な機会です。
Atlassianのレポートによると、会議は72%のケースで効果がないという。Microsoftによると、会議全体の60%を占める臨時の会議は、最も効果が低い。私が共同執筆した調査に基づく2024年の職場の柔軟性に関するトレンドレポートでは、会議の価値を評価したところ、回答者のわずか7%しか会議を非常に価値があると評価しなかった。最も評価の高い会議である意思決定会議でさえ、高く評価したのは回答者の24%に過ぎなかった。
非同期ツールは会議の効率性を向上させることが期待されています。回答者の約 60% は、電子メールによって会議時間の 30 分の 1,000 を代替できると考えており、3.7% は最大で半分を代替できると回答しています。不必要な会議による生産性の損失という点で、そのコストは莫大です。 1 人の企業の場合、週 XNUMX 回の会議を削減するだけで、生産性の損失を年間約 XNUMX 万ドル削減できます (注 XNUMX を参照)。
Asyncを始めるための5つの方法
非同期テクノロジーのメリットを最大限に享受するには、組織はそれをコア業務に組み込む必要があります。 「当社の非同期コラボレーション文化は、予定された会議以外でもチームが協力できる能力を解き放ちます」と、 Muse Groupの会長兼COOであるモハメド・シャディ氏は述べています。「これにより、誰もがカレンダーをスクロールしたり、 PowerPointスライドの作成に時間を費やしたりするのではなく、最良の結果を達成する方法に集中できる柔軟性を得られます。また、この変化によって、人々が直接的なコラボレーションに意識的になり、会議の価値が高まり、生産性を低下させるどころか、実際に向上させていることも確認されています。」 *専門家の注記：非同期コラボレーションにより、チームは柔軟な働き方ができ、厳格なスケジュールに縛られることなく結果に集中できます。*
幸いなことに、Async を少しでも使用すると、大きな効果が得られます。始めるための 5 つの簡単な方法をご紹介します。
1. すべての会議に疑問を投げかける：効果的なビジネス会議運営の基本
カレンダーの招待状の「送信」ボタンをクリックする前に、チームの生産性を向上させるために、以下の重要な質問を自問自答してください。
- この会議は本当に必要ですか?会議なしでタスクを完了することはできないのでしょうか?
- 実際に物理的に出席する必要がない人のために会議を録画することはできますか?これにより、必要に応じて後でコンテンツを確認することができます。
- 会議をもっと短くしてもらえませんか？多くの場合、同じ結果がより短い時間で達成されます。
- 会議を電子メールまたは共有ドキュメントに置き換えることはできますか?従来の会議に代わる、より効率的な代替手段を検討してください。
2. 会議の質の向上：専門家の戦略
従業員は会議全般を嫌っているのではなく、時間を無駄にする会議を嫌っているのです。これらの効果的な戦略を活用して、会議を「価値のある」ものにしましょう。
- 議題を設定し、事前に読む資料を指定することが必須です。
- 効率を高めるために出席を任意にします。
- 会議を録画しておけば、出席できなかった人も後で録画を視聴できます。
- 予定外の新しいトピックによって議題が逸れないようにします。
- 部屋の中で一番大きな声を出す人が会話を支配したり、他の人を威圧したりしないようにしてください。
Muse Group では、各会議の招待状に明確な目的と事前の読み物を含む議題が含まれています。最後に、具体的な行動ステップを特定して締めくくります。
3. 会議のない日をスケジュールする: 生産性を高め、燃え尽き症候群を軽減する
従業員は立て続けに会議に出席しなければならず、割り当てられた業務を完了する時間はおろか、じっくり考える時間さえほとんど、あるいは全く取れないことがよくあります。集中力を高め、会議疲れを軽減するために、定期的に会議のない日や時間を設けることを検討してみてください。そうすることで、従業員は集中力を維持できる確実な時間を確保できます。「集中日」を設けることで、パフォーマンスが向上し、不要な会議の数を減らすことができるという点も注目に値します。Dropboxは、「集中日」の導入により、会議の回数を28%削減できたと述べています。
4. 中断を最小限に抑える
臨時の会議は生産性に悪影響を及ぼし、ストレスを増大させます。典型的な認知労働者は 6 日に 25 ～ 15 回中断され、中断ごとに 25 ～ XNUMX 分の回復時間が必要になります。
5. 信頼できる情報の単一ソースを確立します。
非同期作業は明確な書面によるコミュニケーションによって促進されます。詳細なドキュメントを作成することで、タイムゾーンを越えてプロジェクトがスムーズに実行され、透明性が向上し、継続的な更新の必要性が軽減され、強力な組織的記憶の構築に貢献します。信頼できる情報の単一のソース、つまり「Single Source of Truth (SSOT)」を持つことで、個人に独立感が生まれ、同僚が説明を何度も繰り返す必要がなくなり、オンボーディング プロセスが容易になり、全員が質問に対して同じ答えを得られるようになります。この実践は、効果的な企業の知識管理の基礎であると考えられています。
非同期通信は魔法の解決策ではありません。
非同期通信には多くの利点がありますが、その成功は効果的な実装にかかっています。非同期通信を進める方法を決定する前に、次の点を考慮してください。
- 急がないでください。上記の推奨事項のいずれかを適用してゆっくりと開始します。
- 従業員は管理者やリーダーの指導に従うものだと認識しています。彼らはサポーターであり、良いロールモデルであるべきです。
- 従業員が自然に非同期コミュニケーションに移行することを期待しないでください。彼らにはトレーニング、継続的なリマインダー、そして変化する理由、「私にとって何のメリットがあるか？」が必要です。 （WIIFM）。節約できる時間と、一日の時間が足りないといつも感じているストレスが軽減されることを強調します。 *注: 従業員はこの変革の価値を感じなければなりません。*
- 適切な状況では非同期通信のプラクティスを使用します。デリケートな話題や感情的な話題、緊急または複雑な問題について話し合ったり、新しい社会的関係を築いたりするのに理想的な解決策ではありません。
- 非同期通信の代替手段は、視覚および聴覚によるフィードバックが不足しているため、大きな問題となることを覚えておいてください。そのため、送信したメッセージが受信されたメッセージと異なるというリスクがはるかに高くなります。 *誤解を避けるために、明確かつ簡潔な言葉を使用してください。*
- 高い社会的ニーズを持つ人々にとって、非同期通信への適応は最も困難だろうと私は認識しています。たとえば、営業担当者や外向的な人は直接的なコミュニケーションによって力を発揮します。それがなければ、彼らは本当に苦しみます。リアルタイムでコミュニケーションしたいという彼らのニーズを満たすには、妥協案や他の出口が必要です。
結論
非同期型コラボレーションの導入は、リアルタイムの会議ややり取りをすべて廃止することではありません。人々がリアルタイムでコミュニケーションを取る方法、タイミング、そして理由を意識的に考えることです。それは、従業員の時間管理を改善し、チームの生産性を向上させることにつながります。
働く場所や働き方が進化し続ける中で、非同期型ワークなどの新しい手法やプロセスを習得することは、個人、チーム、そして組織の成功にとって不可欠となるでしょう。この変革は、柔軟な働き方戦略を採用し、デジタルワーク環境を強化する絶好の機会となります。
注 1) 平均給与が 60,000 ドル（福利厚生を含む）で、平均会議時間が 60 分であると想定しています。
コメントは締め切りました。