ChatGPTは、あなたの作業を監視することで、あなたの反復的な日常業務を学習できます。試すべき7つの実用的なヒントをご紹介します。
繰り返し作業とはお別れ！動画を見ながら、ChatGPTを使って作業を自動化する方法を学びましょう。まずは、以下の7つの強力なコマンドから始めてみてください。
知っておくべき最も重要なこと
- 記録＆再生機能はmacOSで利用可能で、ChatGPTデスクトップアプリケーションで「コンピュータ使用」機能を有効にする必要があります。この機能では、繰り返し行うタスクが記録され、結果として得られるスキルがレビューされて誤解が特定され、ルールが追加されます。
- 最良の結果を得るためには、登録は簡潔にし、単一のタスクに焦点を絞るべきです。また、変更事項については事前にChatGPTに通知し、スキル作成後には、暗黙のルールや例外事項を追加するためにスキルをレビューする必要があります。
- ChatGPTは、経費の記録、定期報告書の作成、カレンダーへの招待状の作成、コンテンツの公開、ファイルの整理、プロジェクトチケットの作成といった、日常的に繰り返される作業を学習し、実用的なスキルに変えることができます。
ChatGPTのタスクを説明するのは簡単そうに思えるかもしれないが、実際にタスクを実行する際に下す細かな判断をすべて説明しようとすると、そう簡単ではないことがわかる。
毎月の経費報告書を作成したり、プレゼンテーションのテンプレートを作成したり、毎週金曜日に同じスプレッドシートを作成したりといった作業をしているかもしれません。これらの作業のやり方は正確に分かっていても、プロセスを明確な手順に分解するには、普段は考えずに処理している細かな点まで思い出す必要があります。
ChatGPTは、AIに何をすべきかを指示するだけで、これをより簡単にする方法を提供します。
ChatGPT Workの録画＆再生機能を使えば、AIがMac上でのワークフローの動作を観察し、その内容を再利用可能なスキルに変換できます。この機能は元々Codex向けに開発されたものですが、ChatGPT Workにも対応しています。
実際に試してみたところ、そのシンプルさに驚きました。必要なのは、プロンプトに収めるのが難しいような簡単な設定を含め、タスクを一度表示することだけです。するとChatGPTが、ワークフローの使用タイミング、必要な情報、手順、そしてすべてが正しく実行されたことを確認する方法を説明するスキルを自動的に作成してくれます。このプロセスのおかげで、ChatGPTに何をさせたいかは分かっているものの、ワークフローをゼロから作成する方法が分からない人にとって、 AIによる自動化がはるかに容易になります。
始める前に必要なものは何ですか？
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録音・再生機能は現在macOSで利用可能です。ただし、コンピュータの使用状況に関する機能が有効になっていることを確認してください。
ChatGPTデスクトップアプリケーションで、ChatGPT WorkまたはCodexのいずれかを選択します。私はほとんどの場合、デフォルトでChatGPT Workを使用していますが、どちらも動作します。次に、プラグインに移動し、プラス記号（+）をクリックして、「スキルを記録」を選択します。ChatGPTは開始プロンプトの候補を表示するので、開始前に編集できます。
録画を開始するには許可が必要です。許可が下りたら、通常どおり作業を進めてください。録画が終了したら、メニューバーまたはオーバーレイから録画を停止するか、ChatGPTに終了を通知してください。
ChatGPTはワークフローを分析し、スキルを準備します。その後、ユーザーはそれを確認したり、誤解箇所を特定したり、観察だけでは明確でなかった判断に関するルールを追加したりできます。
以下の7つのガイドを参考に、それらを試してみてください。
1. ChatGPTに経費の記録方法を教える。
経費管理システムには通常、独自のリスト、カテゴリ、必須項目があります。このプロセスをログに記録することで、ChatGPTは領収書の保存場所、命名規則、そして通常選択するオプションを把握できます。これは、ChatGPTでぜひ試していただきたい6つの主要機能の1つです。
手順：経費報告書の記録方法を説明します。経費に名前を付け、カテゴリを選択し、領収書を添付し、必要な項目を入力する方法に注目してください。完了したら、この手順を再利用可能なスキルとして活用できるようにします。追加の経費を提出したい場合は、金額、カテゴリ、添付された領収書を確認するよう私に依頼するだけで済みます。
登録手続きの際には、口座番号やその他の機密情報が含まれていないフォームを使用するようにしてください。
2．定期報告書を作成する。
毎週または毎月同じ方法でデータをダウンロードして整理すると、Record & Replayはデータの場所と次に何をすべきかを判断できます。
指示：この定期レポートをダウンロードして整理する方法をお見せします。選択した日付範囲、適用したフィルター、ファイル名の変更方法、保存場所に注目してください。ワークフローを再度実行する前に、新しいレポート期間を要求するスキルを作成してください。
これは理論的な説明よりも実践的なデモンストレーションが必要な明確な事例です。フィルターの変更や列名の変更を、別の手順として考えることなく実行できます。一度試してその簡単さを実感すれば、二度とこの作業を手動で行うことはなくなるでしょう。
3. お好みの形式でカレンダー招待状を作成します。
多くの会議のスケジュール調整を担当している場合、各会議の長さやリマインダーのタイミングなど、カレンダーの招待状に関して特定の好みがあるでしょう。これらの好みをリストアップするのではなく、実際に示すことで、その好みを具体的に示すことができます。
依頼内容：カレンダー招待状の作成方法をお教えします。普段の会議時間、タイトルの書式、説明文の書き方、場所の設定方法、ビデオ通話の設定、リマインダーの設定などを指定します。これを繰り返し使えるスキルにしてください。ただし、招待状を送る前に、必ず参加者、日付、時刻を再確認するよう私に依頼してください。
この最終承認段階は重要です。なぜなら、このスキルは、連絡先間の名前の類似性によって誤った人物を招待してしまうことなく、カレンダーの準備プロセスを迅速化する必要があるからです。
4. 動画やその他のコンテンツを投稿する
公開用のコンテンツを準備するには、単にファイルをアップロードするだけでは済まないことが多く、タイトル、説明、カテゴリ、サムネイル設定など、一貫して入力しなければならない項目が含まれている場合が多い。
依頼内容：この動画の公開方法を説明します。ファイルのアップロード先、タイトルと説明文の書式設定方法、選択すべきカテゴリと公開設定、そして公開前に私が実施するチェック内容について解説します。毎回新しい動画、タイトル、説明文を要求する再利用可能なスキルを作成し、私が最終設定を承認するまで何も公開しないでください。
同様の主張は、ブログ記事、ポッドキャストのエピソード、ニュースレター、ソーシャルメディアのコンテンツにも適用できます。
5. 正しい形式でプロジェクトチケットを作成する。
プロジェクト管理ツールでチケットを作成する際、チームが非公式なルールを設けることはよくあることで、そのルールには、特定のタイトル形式、評価、担当者の特定、優先順位の設定、および一連の承認基準などが含まれる場合があります。
指示：私のチーム向けにプロジェクトチケットを作成する方法を説明します。タイトル、カテゴリ、優先度、担当者、説明、承認基準の書式に注意してください。これを、タスクの詳細を尋ね、作成前に完成したチケットを承認のために提示するように書き換えてください。
特殊な要求への対応方法や、類似した2つの分類の中から最適なものを選ぶ方法を説明することで、そのスキルを向上させることができます。
6. ダウンロードしたファイルを整理する
PDF、画像、メモなどをダウンロードし始めて数週間経つと、ダウンロードフォルダがすぐに散らかってしまうことに気づきました。ChatGPTは、その分類システムについて説明していただければ、理解することができます。
課題：ダウンロードしたファイルの名前変更と並べ替え方法を観察してください。命名規則を学び、正しいフォルダを特定し、どのファイルをそのままにしておくべきかを判断してください。転送を実行する前に、各ファイル名のプレビューと推奨される保存先を表示する、再利用可能なスキルを作成してください。
スキルがフォルダ構造を正しく理解しているかどうかを確認する間は、最初の数回の反復処理は小規模に抑える方が良いと考えています。なぜなら、フォームフィールドへの入力ミスを修正するよりも、ファイル転送の誤りを修正する方が難しいからです。
7．審査用の文書を作成する。
上司、顧客、同僚に文書を送る際にいつも同じ手順を踏んでいる場合は、以下の手順が役立つかもしれません。AI を使ってファイル名を変更したり、別の形式でエクスポートしたり、共有フォルダに配置したり、リンクを含むメッセージを作成したりできます。
指示：レビュー用のドキュメントを準備する方法をお見せします。ファイル名の付け方、エクスポート方法、適切な場所への保存方法、レビューメッセージの設定方法に注目してください。ドキュメントの宛先を尋ね、共有や送信を行う前に私の承認を待つ、再利用可能なスキルを作成してください。
最良の結果を得る方法
この機能を試してみたところ、いくつか重要な点に気づきました。例えば、録音は簡潔に、一つのタスクに絞って行うようにしてください。一つのリクエストに多くのタスクを詰め込むのは避けるべきです。また、開始する前に、次回以降変更になる詳細（レポートの日付、アップロードするファイル、会議に招待する人など）をChatGPTに伝えておきましょう。
OpenAIは、実世界の事例を使用し、秘密情報や機密データを含めないことを推奨しています。ChatGPTはワークフローを学習するために操作やウィンドウの内容を監視する必要があるため、開始する前に含めたくない要素はすべて閉じておくべきです。
スキルを作成したら、必ず内容を確認してください。クリック数と合計スコアを確認するためにログをチェックせずに実行しないでください。これは、あなたが考えている暗黙のルール、命名規則、例外などを組み込む絶好の機会です。
総じて言えば、録画＆再生機能はまだ十分に活用できていない隠れた名機能のように感じます。「自分でやった方が、説明するよりも早い」とよく思う方は、ぜひ試してみてください。他にも見逃しているかもしれない機能については、ChatGPTのおすすめ機能6選をご覧ください。そして、実際に使ってみたら、ぜひコメント欄で感想をお聞かせください。
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