オフィスを賢く管理する：地球温暖化の課題に対応するための戦略

ここ数ヶ月の状況を見る限り、猛暑はイギリスの夏の風物詩になりつつある。気温の上昇が続くにつれ、雇用主は職場がこうした高温環境に対応できるよう、ますます強いプレッシャーにさらされている。

課題は、最も賢明な適応方法を理解することにある。なぜなら、それを推測に任せて失敗を繰り返すと、大きな代償を払うことになるからだ。

ブラッドリー・ベイトン

リコーデジタルエクスペリエンスセンターのシニアテクニカルエンジニア。

2026年6月に英国を襲った熱波により、2400万時間の労働時間が失われ、生産性の低下により経済に11億5000万ポンドの損失が生じたと推定されている。これらの数字は、職場環境が企業の業績に直接的な影響を与えることを示している。

同時に、ハイブリッドワークは新たな複雑さを加え、オフィス運営の方法を根本的に変えています。出勤状況は以前よりもはるかに予測しにくくなり、冷房、換気、作業スペースの収容能力などがいつ、どこで最も必要とされるかを把握することが難しくなっています。

夏の暑さ以外にも、組織には四季を通じて効率的に機能し、絶えず変化する利用状況や環境条件に適応できる職場環境が必要です。人々がオフィス内でどのように移動するか、例えば、どのデスクに着席するか、会議室が満席になるか、チームが共同作業を行うエリア、そして普段見落とされがちなスペースなどを把握しなければなりません。

これを実現するには、建物の利用状況を即座に把握する必要があります。そこで役立つのがセンサー技術と職場利用データです。これらを活用することで、仮説を根拠へと変え、組織がより賢明な職場運営の意思決定を行うために必要な洞察を得ることができます。

建物全体の平均値は、局所的な問題を覆い隠してしまう可能性がある

多くのオフィスは、建物の運営方法に関する比較的固定的な考え方に基づいて運営されています。冷暖房や換気システムはあらかじめ決められたスケジュールに従って稼働し、個々のスペースは現在の利用状況ではなく、最大収容人数に基づいて管理されています。しかし、現代の職場はそのような予測可能な形で機能するわけではないことは周知の事実です。

ある日は、フロア全体がほぼ空いているのに、別のフロアは人でごった返しているかもしれません。翌日には、こうした状況が完全に逆転する可能性もあります。忙しい火曜日には、長時間にわたる共同作業の後、会議室は蒸し暑くなる一方で、隣接するオープンスペースのワークスペースは快適なままかもしれません。同様に、直射日光が当たる場所は、他の場所よりも当然早く温度が上昇します。

特定の場所での単一の温度測定値だけでは、オフィス内の無数の温度変化を把握することはできません。しかし、建物全体の意思決定はしばしばこの限られた情報に基づいて行われるため、必要のない場所でエネルギーが消費される一方で、真の快適性に関する問題は未解決のまま放置されてしまいます。

そのため、雇用主は職場のパフォーマンスをより包括的に把握する必要があります。環境センサーは、さまざまなエリアの温度、湿度、二酸化炭素濃度、空気質を監視し、重要なリアルタイムデータを提供します。また、占有率データは、使用されているスペースとその一日を通しての変化を示します。

組織は、職場のパフォーマンスを把握するために従業員を監視する必要があると考えることが多いが、必ずしもそうとは限らない。プライバシーを考慮して設計されたこれらのシステムは、熱感知、周囲温度と二酸化炭素濃度、匿名空間追跡を組み合わせることで、ユーザーを特定することなく特定のエリアのパフォーマンスを明らかにすることができる。

これらのデータポイントを統合することで、施設管理チームは実際の問題を早期に特定し、その原因を理解し、従業員とその生産性に具体的な影響を与える対策を優先的に実施することができます。

データを有効活用する

職場でのデータ収集はほんの始まりに過ぎません。真の価値は、組織がその情報を活用して従業員の満足度を高め、同時に建物の運営効率を向上させる方法にあります。ダッシュボードやセンサーに注目しがちですが、真の目標は、施設管理チームに役立つ、実行可能な洞察を提供することです。

職場におけるインテリジェンスとは、問題が発生した際に迅速に対応することだけではなく、問題が空間を利用する人々に影響を与え始める前に、問題を予測することでもある。

例えば、二酸化炭素濃度の上昇は会議室の換気改善が必要であることを示している可能性があり、頻繁な温度上昇は機器の使用、午後の日差し、または在室人数と冷房のバランスの崩れを示している可能性があります。これにより、施設管理チームは問題の根本原因を特定し、従業員に影響が出る前に対策を講じることができます。

真に必要とされる分野に資源を集中させることで、企業は従業員の福利厚生を向上させると同時に、不必要なエネルギー消費と運営コストを削減できます。このようなより的を絞ったアプローチは、より広範な持続可能性目標の達成にも貢献します。

ほとんど人がいないフロアで不必要な冷房を避けることで、運営コストを削減できるだけでなく、生産性や室内空気の質を損なうことなく、組織がスコープ2排出量目標の達成に向けて前進するのに役立ちます。

従業員の実際の作業方法に合わせた作業スペースの設計

職場データの最大の価値は、おそらくそれが時間の経過とともに何を明らかにするかにあるのだろう。

様々なパターンが見え始めており、組織は自社のワークスペースがどのように利用されているかについて、より深い理解を得られるようになっている。

繰り返し発生するパターンを分析することで、常に十分に活用されていないスペース、建物のシステムに最も大きな負荷をかけているスペース、特定のエリアを開放、統合、あるいは完全に再設計すべきかどうかなどを明らかにすることができます。また、より正確で効率的な冷房スケジュール、会議室の予約ポリシー、特定のチームや活動に最適な場所の決定にも役立ちます。

ログインデータや予約データは、これにさらに別の側面を加える。組織は、従業員が特定のオフィスを頻繁に利用していること、小規模な会議室が常に満室であること、あるいは特別に設計されたコラボレーションエリアがほとんど利用されていないことなどを発見するかもしれない。こうした行動データは、温度測定だけでは決して明らかにならない情報を施設管理チームに提供する。

しかし、このデータは従業員のフィードバックと併せて考慮することで最も効果を発揮する。

複数のオフィスと数千人の従業員を抱える組織にとって、一人ひとりと個別に話し合うことは必ずしも現実的ではありません。職場データは、より詳細な話し合いが必要な領域を特定するのに役立ち、アンケート、フィードバックツール、従業員からの直接的な意見は、数値の背景にある状況を理解する上で役立ちます。

職場情報システムは建物全体で何が起こっているかを明らかにすることができるが、なぜそれが重要なのか、そして状況が従業員の協力や集中力にどのように影響するのかを説明する背景情報を提供するのは従業員自身である。

これらの視点を組み合わせることで、職場におけるパフォーマンスをより包括的に理解することができる。

最終的な目標は、すぐに時代遅れになってしまう固定的な前提に頼るのではなく、変化する状況に継続的に適応し、従業員の快適さと生産性を維持できるオフィス環境を作り出すことである。

より暑い未来に向けてオフィスを準備する

もはや予測が難しいのは天気だけではない。働き方も同様に急速に変化しており、従来の硬直的な職場管理手法では、こうした加速する変化に対応できなくなっている。

組織は、建物がどのように設計され、どのように機能するように設計されているか、そしてさらに重要なことに、それが日々どのように使用されるかを理解する必要があります。この理解によって、施設管理チームはより迅速に対応し、エネルギーをより効率的に使用し、変化する状況に適応できる快適で柔軟な作業環境を構築できるようになります。

その利点は、利用する人々にとってより良い職場環境を提供できる点にある。従業員が必要な時に集中でき、その環境が自分たちの仕事の達成を支えてくれるという確信を持てる場所となるのだ。

簡単に言えば、職場環境が従業員にとってより良い体験を提供すれば、従業員はその環境を利用したい、そこに行きたいという意欲が高まる。