より賢いAIの秘訣は、ユーザーのリクエストにあるのではなく、Googleドライブにある。

コマンド操作だけではありません！Googleドライブが人工知能の活用をどのようにスマートかつ効率的にするかをご覧ください。

知っておくべき最も重要なこと

人工知能は、Googleドライブに保存されている数百ものドキュメントを検索し、繰り返し発生するプロジェクトや未完了のタスクなどの情報を迅速に取得できます。
人工知能を活用して長文のPDFファイルやレポートを変換し、実行可能なタスクや重要な期限を明確に抽出します。
人工知能を活用して、Googleドライブに保存されている古いデータを有効活用しましょう。例えば、セミナーの議事録をブログ記事に変換したり、会議のメモをチェックリストに変換したりできます。

AIに関するアドバイスは常に一つの点に集中していました。それは、より良いクレームを作成する方法です。私は、毎回完璧な結果を約束する何百ものクレームライブラリを試してきました。確かに役立つものもありましたが、多くはほとんど効果がありませんでした。

私の経験から、成果を最も大きく向上させる要因は、必ずしも需要そのものにあるのではなく、私が日常的に使用している文書に人工知能がアクセスできるようにすることであると気づきました。

AIが私のGoogle Workspaceにあるメモ、研究資料、PDF、その他ほぼすべてのものにアクセスできるようになると、私の質問の背景にある文脈を理解するアシスタントのように機能し始めた。

すでにGoogleドライブをご利用の方は、このコンテキストを活用する7つの方法をご紹介します。

1. 膨大な量の研究成果を、洗練された初稿に変換する

課題：このフォルダ内の資料を用いて、主要な調査結果を説明するプレゼンテーションを作成してください。プレゼンテーションは明確な見出しを用いて構成し、情報源の相違点を明記し、さらなる調査が必要な主張があれば指摘してください。

複数の文書から情報をコピー＆ペーストする代わりに、AIに研究フォルダを指定し、書きたい内容を説明してみてください。すぐに違いがわかるでしょう。AIは既に知っている情報に頼るのではなく、あなたの研究に基づいて回答を作成します。

2. 文書を数秒で比較

課題：以下の2つの文書を比較し、重要な変更点をまとめた表を作成してください。価格、納期、責任範囲、または重要な決定事項に影響を与える変更点があれば、強調表示してください。

提案書や契約書の2つのバージョン間で何が変わったのかを知る必要がありますか？Googleドキュメントでは不十分な場合や、最初のドラフトが完全に紛失してしまった場合など、私はいつもこのような状況に陥ります。両方のファイルをアップロードしてAIに比較させれば、通常30分かかる面倒な校正作業や細部への細心の注意が、わずか数秒で完了します。

3．長年の観察結果について質問する。

質問：過去6か月間の会議での私の観察に基づくと、どのプロジェクトが最も頻繁に話題に上がりましたか？

または：あなたが引き受けたものの、まだ完了していないタスクは何ですか？

ほとんどの人は、めったに開かないドキュメントを何百個もGoogleドライブに保存しています。フォルダを手動で検索する代わりに、AIにコンテンツを検索させましょう。すでに作成した情報を再発見するはるかに速い方法です。AI検索が急成長：ユーザーがGoogleではなくAIに任せるようになった6つのタスク。

4. PDFファイルを実行可能なタスクに変換する

依頼内容：この文書を要約し、実行可能なタスクをすべてリストアップし、重要な期限を明記し、特に注意すべき点を説明してください。

長文の報告書は、実際に読むまでは役立ちますが、いざ読むとなると話は別です。四半期報告書、教科書、ユーザーマニュアルなど、どんな文書でも、AIを使えば必要な情報を抽出できます。こうすることで、一般的な要約ではなく、実際に活用できる情報を手に入れることができるのです。

5．知らなかったリンクを発見する

これは私が人工知能の最も好きな活用例の一つです。ブレインストーミングの議事録、顧客からのフィードバック、会議の議事録、プロジェクト計画書など、関連する複数の文書を与えて、パターンを探すように指示するのです。

個々の文書をそれぞれ読んだだけでは明らかにならなかった、繰り返し発生する問題点、見落とされていたアイデア、あるいはテーマを発見するかもしれません。

6. 過去の作品の復活

今ではこの方法をしょっちゅう使っています。Googleドライブには、当時は素晴らしいと思ったものの、後回しにしていたドキュメントがたくさん溜まっています。人工知能を使えば、そんな状況を変えることができます。例えば、ウェビナーの議事録をブログ記事に、会議のメモをチェックリストに、プレゼンテーションをニュースレターに、古いレポートをソーシャルメディアキャンペーンに活用するなど、可能性は無限大です。

毎回ゼロから始めるのではなく、既に行った作業を土台にして進めていくのです。

7. 人工知能にあなたの文章スタイルを学習させましょう。

少女が宿題をしていて、ノートに書き込みながらノートパソコンも操作している。（画像提供：ゲッティイメージズ）

依頼内容：以下の3通のメールを私の文章スタイルの例として参考にし、上司に昇給を依頼する新しいメールを作成してください。私の文体や文章の長さは参考にしてください。ただし、元のメールの文をそのままコピーしないでください。

自分の文書を基に作業することの、見落とされがちな利点の1つは、一貫性です。AIに「私のように書いて」と指示するのではなく、過去の作品から例を示してあげましょう。AIに文章作成を任せることを推奨するわけではありませんが、AIのちょっとした助けを借りて、難しいメールの作成をスピードアップさせるには良い方法です。

私はこれまで、厄介な隣人とのやり取り、返金請求、医師への質問など、数え切れないほどこの方法を使ってきました。AIのおかげで、自分では言い忘れてしまうようなことも伝えられるのです。

結論

Googleドキュメントには、これまで知らなかった可能性が数多く存在することを発見しました。実際、Googleワークスペースにあるドキュメントの多くは、AIが登場する以前に作成されたものなので、AIの助けを借りてそれらを探索するのは、非常に楽しく、役立っています。次に最適なヒントを探しているときは、ぜひ試してみてください。Googleドライブにあるファイルを見て、これまで見落としていたワークフローを発見できるかもしれません。