私たちは皆、習慣によって動かされています。私たちは皆、仕事の性質に応じて、1 日の中で何度も、あるいは何十回も繰り返される行動や瞬間を経験します。こうした繰り返しの瞬間を利用して、仕事の全体的な効率を向上できる新しい習慣を作り出すことができます。次に、これらの小さな習慣を積み重ねていきます。ここでは、日々の繰り返しのタスクからヒントを得て、目標を達成し、パフォーマンスを向上させるのに役立つ習慣をいくつか紹介します。
自宅で仕事をしている場合でも、オフィスで仕事をしている場合でも、毎日何度か仮想会議に参加することになるでしょう。仮想会議は私たちの精神と肉体に負担をかける可能性があります。各会議ごとに、「会議に参加」ボタンを押す直前に、肩を内側、上方、そして後方に回転させます。私たちは皆、毎日長時間座りすぎています。肩を丸めると少しストレッチになります。さらに、背筋を伸ばして座ることを思い出させ、手を離しておくことを促します。使用している音符のどちらかの側に手が来ると、それを別のガイドとして使用します。 （第2号参照）
- フィードバックは単にコンテンツを反映するものではないと考えてください。それは舞台小道具です。ノートブックの両側に壁があると想像してください。手はノートの上や、自分とノートの間に置かないでください。手を組むのではなく、広げてテーブルの上に置くのは馬鹿げているように思えますが、問題ありません。両手を広げてまっすぐ座るのは不自然に見えるため、手振りを使う可能性が高くなります。ジェスチャーを使用すると、会議で話すときに誰もが感じる緊張を和らげるのに役立ちます。対面でもバーチャルでも、会議の出席者を指差して象徴的に情報を「伝える」とき、緊張したエネルギーをぎくしゃくした動きや緊張した動きではなく、生産的な何かに向けることができます。
- 「2つの質問」ルールに従ってください。会議中に同僚や顧客が意見を述べた後、私たちの本能はすぐに「えーっと、私はこう思います…」と言って自分の意見を述べることです。代わりに、ちょっと立ち止まって 2 つの質問をしてください。考えるために立ち止まることで、考える時間が生まれ、2 つの質問によって相手の立場をより深く理解できるようになります。その結果、自分の意見や自分自身の考え方が変わるかもしれません。尋ねるべき 2 つの質問をお伝えできればよいのですが、それは相手が言ったことの性質と内容によって異なります。
役に立つ典型的な質問は次のとおりです。
「なぜこの問題はあなたにとってそれほど重要なのですか？」
「どうしてその結論に至ったのですか？」
「どのような追加情報が役立つでしょうか？」
- 会議の終わりに、ディスカッションリーダーが「これで終わりだと思います」と言ったら、携帯電話を見る前に会議のメモを見てください。私たちの多くは、会議中にどんなメールが届いたかを確認するためにすぐに携帯電話をチェックするでしょう。会議が終わったとき、話し合ったすべての問題が頭の中に浮かびました。携帯電話を見た瞬間、会議の議題がわからなくなってしまいます。会議の翌日に会議メモを見て、「メモを書いたときは意味がわかったのに、今はまったくわからない」と思ったことはありませんか。メモを見ると、たくさんの名前を書き留めていることに気付くでしょう。私たちはアイデアや具体的な項目を書き留める傾向があります。各名詞に動詞を追加します。名詞と動詞を一緒に使うと、完全な文、完全な考えになります。この文は、次回会議で何が起こったかを思い出すためにメモを見たときに意味がわかるようになります。
- 各メールは、書き始める相手の名前から始めます。効果を上げようとして、私たちはしばしば近道を使いますが、それが実際には私たちの影響力を弱めてしまいます。メールの核心に直接取り掛かると、コンテンツに重点が置かれることになります。人の名前から始めると、その人にもっと焦点が当てられます。あなたは彼の顔を想像します。あなたは彼との最後の会話を覚えています。この個人がどのように情報を受け取るかを考えます。個人に焦点を当てることで、どのような口調を使うべきか、またどのような言葉遣いが適切かつ役立つかを判断するのに役立ちます。メッセージを個人に合わせてカスタマイズすることで、メッセージが意図したとおりに聞き取られる可能性が高まり、期待通りの影響を与える可能性が高まります。
- おそらく、週に何十回もの会議に参加するでしょう。会議の早い段階で、誰かが社交的な雑談から本題に移ります。会議を開始する側である場合は、会議の目的を述べた後に、この聴衆と過ごす時間の価値を高めるために重要な一文を追加します。 「X について話し合うためにお会いいただきありがとうございます」と述べた後に、「その話に入る前に」というフレーズと自由形式の質問を追加します。
「他に予定はありますか？」
「他に何を話し合うと役に立つでしょうか？」
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自分の予定を脇に置いて相手にとって何が重要かを考える姿勢を示すことは、一緒に働いている顧客や同僚を支援することに対する関心と熱意の高さを示すことになります。メールを受信者の名前から始めるのと同様に、議題の前に相手のニーズを優先することで、会議の焦点が内容から個人に移ります。単に情報を押し付けるのではなく、関係を構築するのに役立ちます。 *これにより信頼と協力が強化されます。*
あなたは自分の職業に欠かせないスキルを磨くのに忙しいです。これらのスキルは、コミュニケーション スキルなどのソフトな能力よりも難しいものです。優れたテクニックをソフトスキルに適用するには、練習するしかありません。自分の行動を少し変えるだけで、他の人とのコミュニケーションの仕方も変わります。すぐに、これらの行動はあなたの新しい習慣となり、それについてあまり考える必要がなくなります。 *コミュニケーションスキルを向上させることで、専門能力とリーダーシップ能力が向上します。*
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