パフォーマンス改善計画（PIP）を効果的に活用する方法

最も重要なキーポイント

パフォーマンス改善計画 (PIP) は罰則ではなく、ロードマップです。 これはチームメンバーの成長を支援するためのものであり、従わせるために脅したり、失敗に導くためのものではありません。
明確かつ誠実な会話を行った後にのみ、パフォーマンス改善計画 (PIP) を使用します。 期待値を設定していない場合、または失敗について実際に話し合ったことがないのであれば、今がそのときです。
パフォーマンス改善計画 (PIP) は、スキルベースの問題を対象としています。 遅刻や無礼などの行動上の問題ではなく、期限や販売目標の達成の遅れについて考えます。
明瞭さは優しさです。 チームメンバーは、パフォーマンス改善計画 (PIP) に決して驚かされるべきではありません。もしそうなら、問題はリーダーシップが不明確であることだ。
まずは一対一のミーティングから始めます。 正式な計画に頼る前に、定期的な 1 対 1 のミーティングを利用して問題を早期に発見し、チームに今後の進め方を指導します。
強力なパフォーマンス改善計画 (PIP) には具体的な詳細が含まれます。 何が不足しているのか、何を変える必要があるのか、どのように進捗を追跡するのか、改善が見られない場合はどうなるのかを明確にリストアップします。

集中的な説明責任：パフォーマンス改善計画

難しい会話を好む人はいません。あなたじゃない。チームメンバーも同様です。ポーカーフェイスを商標登録できた同僚でさえも。

チームの誰かが期待に応えられていない場合、ただ指を交差させて物事が魔法のように改善することを期待するだけではいけません。明確かつ誠実に介入しなければなりません。これが上手な運転の仕方です。

しかし、すでに厳しいながらも率直な話し合いを重ねたにもかかわらず、状況が改善しない場合はどうすればよいでしょうか？そこで役立つのが、業績改善計画（PIP）（90日間計画とも呼ばれます）です。

一般に考えられていることとは異なり、パフォーマンス改善計画 (PIP) は、従業員を解雇する前の単なる正式な手順ではありません。細かく管理したり、罰を与えたりするものではありません。パフォーマンス改善計画 (PIP) は、適切に使用すれば、成長に向けた明確なロードマップとなり、今後何が期待されるかを明確に示す計画となります。

これは、業績不振に陥っているチームメンバーに状況を好転させる真のチャンスを与えます。そして、それが実現しなかった場合でも、彼らに尊厳と敬意をもって退職する機会を与えます。それでは、業績改善計画とはどのようなものであるべきか、そしてチームにとって最善のリーダーシップを発揮して前進するにはどうすればよいかを見ていきましょう。

パフォーマンス改善プログラム (PIP) とは何ですか?

PIPとは、業績改善計画（Performance Improvement Plan）の略です。これは、従業員の業績における弱点を明確に特定し、職務上の期待に応えるために必要な行動を具体的に示す文書化された計画です。PIPは、問題解決と測定可能な目標設定のための体系的な枠組みを提供する、基本的な業績管理ツールです。

職場におけるパフォーマンス改善プログラム (PIP) とは何ですか?

パフォーマンス改善プログラム (PIP)、またはパフォーマンス開発計画は、チームメンバーが職務のスキルベースの領域で一貫してパフォーマンスが低い場合に職場で使用されます。たとえば、販売目標を達成できなかったり、期限を守れなかったり、顧客と明確にコミュニケーションできなかったりする場合があります。「パフォーマンス開発計画」または「パフォーマンス改善プログラム」という用語は、多くの場合、同じ意味で使用されます。

パフォーマンス改善プログラム (PIP) は、遅刻 (または欠勤)、無礼、不適切な服装などの行動上の問題に対処するために使用されません。これらは段階的に改善できる領域ではなく、「今すぐ変えなければならない」領域です。パフォーマンス改善プログラム (PIP) はスキルベースです。

無料の主要結果領域（KRA）テンプレート

主要成果領域 (KRA) ドキュメントは、チームの役割に対する期待を明確にするのに役立ちます。無料のテンプレートと、完成した主要結果領域 (KRA) の例をいくつか参考にしてください。 *専門家からの注記: KRA モデルを使用すると、主要なパフォーマンス目標の定義と測定が容易になります。*

パフォーマンス改善計画はいつ使用すればよいですか?

この点をはっきりさせておきましょう。誰かを解雇する準備ができたときに、その瞬間に至るまでに一連の明確で直接的な会話を行わずに、パフォーマンス改善プラン (PIP) を決して提案しないでください。リーダーシップの専門家、パトリック・レンチオーニ氏は、「人を解雇することは、部下に責任を負わせる方法を知らない、あるいは負わせたくないリーダーの卑怯な行為であることが多い」と述べています。 *言い換えれば、業績改善計画は、解雇前の単なる形式的な手続きではなく、改善のための真の機会であるべきです。*

チームメンバーとの最初の会話としてパフォーマンス改善計画を提示することは受け入れられません。しかし、会話をしても効果がなかった場合、または誰かのパフォーマンスが停滞したり悪化したりした場合は、説明責任を次のレベルに進める時期です。

Ramsey Solutions の人事担当シニアディレクター、Armando Lopez 氏は、90 日プランを導入する時期かどうかを判断するために、次の XNUMX つの質問を自問することを推奨しています。

期待を明確に設定しましたか?
失敗を記録し、それについて実際に会話をしましたか?
このチームメンバーは、期待に応えられていないと聞いて驚くでしょうか?

「3つの質問すべてに「はい」と答えられないなら、先に進めないほうがいい」とアルマンドは言います。「不明瞭であることは不親切である。」「サプライズは決して楽しいものではありません。特に、リスクが高い場合はなおさらです。チームメンバーが自分の状況を正確に把握できるよう、しっかりと伝えましょう。」 *期待値を明確に設定することが、効果的なパフォーマンス改善計画の基礎となります。*

実際、チームを率いる上で、あなたの感情的なエネルギーの99%は明確な期待値を設定することに費やすべきです。残りの1%は、チームメンバーに責任を負わせるために使うべきです。

明確な期待値を設定することは双方向のコミュニケーションであり、全員に明確さをもたらし、チームを共通の目標へと導きます。ですから、正式な計画を立てる前に、定期的に1対1のミーティングを行い、パフォーマンスに関する懸念事項について率直に話し合うようにしましょう。

問題をリアルタイムで指摘し、明確なフィードバックを提供し、満たされていない期待や必要な変更の具体的な例を示します。次に、1 対 1 のミーティングを使用して、チームメンバーが前進できるように指導します。

パフォーマンス改善計画の書き方

パフォーマンス改善計画を作成することは、フォームの空欄を埋めることではありません。完全に明確かつ公平な計画を作成することです。含める内容は次のとおりです:

パフォーマンスの改善が必要な具体的な領域: これをガイドするために、主要な結果領域 (KRA) を使用します。 *主要結果領域 (KRA) は、従業員にとって重要な業績指標です。*
期待できること: 具体的に。「1日に10件の営業電話をかける」ではなく、「もっと電話をかける」と決めましょう。
改善の期間: 通常は 90 日間ですが、最低 30 日と 60 日ごとにチェックポイントがあります。
進捗をどのように測定しますか? インプレッションだけでなく明確な指標。
改善が見られない場合はどうなるでしょうか: 通常、雇用は終了します。

意見は率直かつ敬意をもって述べてください。これは単なる提案箱ではなく、「これは必ず変えなければならない」という文書です。ですから、業績改善計画を作成し、発表する準備ができたら、気まずい会話を円滑に進める方法について、改めて知識をアップデートしておきましょう。

パフォーマンス改善計画に関するよくある質問

パフォーマンス改善計画 (PIP) についてまだ質問がありますか?これは良いですね。それはあなたが気にかけていて、正しくやろうとしていることを意味します。ここでは、パフォーマンス改善計画に関するよくある質問と、パフォーマンス管理の専門家である Armando からの回答を紹介します。

PIP 前の会話はどのように行うべきでしょうか?

まず、チームメンバーと一緒に座って、主要業績評価指標 (KRA) について話し合います。それぞれの点について率直に話してください。たとえば、5 つの主要分野があり、そのうち 3 つでは期待を満たし、1 つでは改善が必要で、もう 1 つではまったく期待に応えられていないとします。

ラムゼイは 1 段階評価を使用しています: 2 – 指導が必要、3 – 自立、4 – 熟達、5 – 上級、3 – レベルアップ中。したがって、2 段階評価では、このチームメンバーは 1 つを XNUMX、XNUMX つを XNUMX、XNUMX つを XNUMX と見なすことになります。 *注: このスケールは、現在のパフォーマンスレベルと望ましいパフォーマンスレベルを決定するのに役立ちます。*

彼が得意とする分野を強調します。次に、改善が必要な領域を指摘します。パフォーマンスレベルを 2 から 3 (またはそれ以上) に上げるとどうなるかを説明し、1 と評価された領域でどのような変更が必要になるかを説明します。これらの期待はオプションではなく、職務に不可欠なものであることを明確にします。

記録と個人の責任のために各会話を文書化し、次の項目でメモを整理します。

التاريخ
満たされていない期待とは何でしょうか?
要求される基準は何ですか?
あなたとチームメンバーはどのような改善について話し合いましたか?

チームメンバーのパフォーマンスが低い時点で捕まえるのではなく、ギャップをはっきりと認識できるように支援し、それを埋めるための公平な機会を与えることが重要です。 *パフォーマンス改善計画の目標は、従業員が成功を達成できるようにサポートすることです。*

彼らが状況の深刻さを理解しているかどうか、どうすればわかるのでしょうか?

言葉を発することと、効果的にコミュニケーションを取り、意図した意味を確実に伝えることは全く別のことです。ですから、自分自身に問いかけてみてください。「自分が伝えようとしたメッセージは、相手に正しく伝わっているだろうか？」と。

以下に、これをチェックするための2つの簡単な方法を示します。これは、状況の深刻さを客観的に評価することと、職場における効果的なコミュニケーションの重要性を強調するものです。

状況の深刻さを評価するよう依頼します。 次のように言います。「1 から 5 のスケールで、1 は少しの建設的な批判、5 は解雇とすると、これはあなたにとってどの程度深刻ですか?」相手が 1 または 2 と答え、あなたが 4 または 5 と答えた場合、それは十分に明確に説明できなかったことの表れです。戻って、もっと直接的に表現してみましょう。 *この自己評価は、従業員が状況の深刻さをどのように認識しているかを理解するのに役立ちます。これは非常に重要です。*
会話を要約してもらいます。 1 対 1 のミーティングの最後に、5 分ほど時間を取って、聞いた内容 (問題点、変更が必要な点、変更時期) を書き留め、メールで送信するよう依頼します。相手のコメントが会話の一部しかカバーしていない場合、または口調があなたの意図よりもカジュアルに感じられる場合は、物事を明確にする必要があることを示しています。 *概要を要求することで、従業員が自分に課せられた期待と責任を理解していることを確認できます。*

あなたは厳しすぎるのではなく、明確に伝えているのです。チームメンバーは、これらの期待は必要不可欠なものであり、可能性ではないことを理解する必要があります。

パフォーマンス改善計画 (PIP) を進める準備ができている場合はどうすればよいですか?

これまでに適切な会話をすべて行い、それを文書化しましたか?すでに完了していて、正式に行う時期が来た場合は、一人で行わないでください。状況を人事委員会に報告してください。リーダーがいない場合は、信頼できる別のリーダー 1 人か 2 人に相談してください。これは、信頼できる同僚があなたのペースを落とし、あなたのプロセスと直感を見直すのを手伝う瞬間です。 *専門家からの注記: 人事委員会またはリーダーシップチームと相談することで、公平で透明性のあるアプローチを確保できます。*

この人物には 90 日間で事態を好転させる力があると思いますか?

正直に答えが「いいえ」の場合、パフォーマンス改善プラン (PIP) は提供しないでください。それは不親切であり不公平でしょう。彼らを解放する時が来た。パフォーマンス改善計画 (PIP) は先延ばし戦術ではありません。それは誰かが成長し、留まるための本当のチャンスです。 *警告: パフォーマンス改善計画 (PIP) を解雇を遅らせるツールとして使用することは、非倫理的な行為とみなされます。*

まだ可能だと思われる場合は、次の 2 つの明確なオプションで有効にしてください。

オプションA: 完全な退職金パッケージを受け取って今すぐ退職してください。
オプションB: 物事を変え、基準を満たすことに全力を尽くす（ただし、そうしない場合は、後で同じ報酬は得られません）

チームメンバーに数日間考える時間を与え、自分も同じようにすると伝えます。「週末はじっくり考えてください。月曜日になったら、関係を続けるか終わらせるか言ってください。私も考えます。もしかしたら、関係を終わらせる準備ができたという結論に達するかもしれません。そうなったらお知らせします。その日があなたの最後の日になります。」のように言ってください。

幸いなことに、多くの人が物事を変えることができ、実際に変えています。ただし、それは期待、時間枠、結果が明確な場合に限られます。 *プロのヒント: 期待と結果を明確にすることが、パフォーマンス改善計画 (PIP) を成功させる鍵となります。*

パフォーマンス改善計画 (PIP) を提出するにはどうすればよいですか?

これは、話す内容と同じくらい、どのように振る舞うかが重要な会話の一つです。あなたは、希望を持ち、請求書を抱え、プレッシャーを感じ、それぞれの物語を持つ、生身の人間と向き合っているのです。ですから、たとえ気分が落ち込んでいても、まずは明確かつ思いやりのある態度で接することから始めましょう。

そうです：

共感から始めましょう。 立場が逆だったら自分がどう扱われたいかと同じように、人々を扱いなさい。
批判的にならず、好奇心を持ってください。 議論するためではなく、理解するために質問し、耳を傾けましょう。
事実に忠実でありなさい。 個人的な欠点ではなく、パフォーマンスのギャップを見せてください。
難しいことを優しく言いましょう。 遠回しに言わないでください。
彼らに理解する時間を与えてください。 決定が下されるまでに2〜3日は十分な時間です。

しないでください:

「個人的なことじゃない」なんて言わないで。 それは彼らにとっても同じです。
感情に支配されないでください。 たとえ相手の反応が強くても、落ち着いてください。
状況の深刻さを見失ってしまうほど簡単にしないでください。 明確かつ毅然とした態度で臨みましょう。
彼らの反応を個人的に受け止めないでください。 これは厳しいニュースだ。彼らに感じる余地を与えてください。

会話が終わったら、要約してもらいます。これにより、自分が言ったことが相手に聞こえたかどうかを知ることができます。 *注: この方法は、計画の明確な理解と合意を確実に得るのに役立ちます。*

適切なパフォーマンス改善計画 (PIP) の目標を選択するにはどうすればよいですか?

まず、自分が直面している問題を特定することから始めましょう。次に、自問自答してください。「ここで何が求められているのか？」それがあなたの目標です。

ただし、期待値を設定する際には、従業員の役割とその役職における勤続年数を考慮してください。誰にも不公平な基準を押し付けるべきではありません。 *パフォーマンス改善計画の目標を従業員の現在の経験および職務内容と一致させることが重要です。*

まだ苦戦していますか？1年後、このチームメンバーとどんな成功を祝いたいかを考えてみてください。例えば、会議で積極的に発言するようになったり、問題解決のために頼られる存在になったり、顧客から苦情ではなく称賛を受けるようになったりするかもしれません。では、自問自答してみてください。「この人がそこへ到達できない原因は何だろうか？」*この問いへの答えは、効果的な業績改善計画の目標の中核をなすことが多いのです。*

パフォーマンス改善計画 (PIP) に基づいて従業員を維持する理想的な期間はどれくらいですか?

通常、パフォーマンス改善計画 (PIP) は最長 90 日間継続され、30 日と 60 日ごとにチェックポイントと評価が行われます。 *この共通の時間枠は、パフォーマンス管理のベストプラクティスを反映しています。*
各チェックポイントで、パフォーマンス改善計画 (PIP) を使用して従業員に「進捗状況はいかがですか?」と質問します。 *この方法は自己評価と説明責任を促進します。*
従業員が要求されたレベルでパフォーマンスを発揮していない場合は、必要な具体的な調整を従業員に提供します。 *あなたの期待を明確かつ具体的に伝えてください。*

覚えておいてください – どちらの当事者もいつでも撤退することができます。うまくいかない場合は、90 日が経過する前に終了しても問題ありません。 *パフォーマンス管理では柔軟性が重要です。*

90 日の期間が終了するとどうなりますか?

「チームメンバーが 90 日を終えて目標を達成したら、一緒にお祝いしましょう!」アルマンドは言う。「彼らに、彼らは大きな成功を収め、期待に応える能力があることを証明したと伝えてください。あとは彼ら自身の力で前進していくだけです。」

また、計画が終了したからといって期待が変わるわけではないことも強調している。パフォーマンスが再び低下した場合は、再配置や 90 日間の猶予期間は与えられないことをチームメンバーに明確に伝えます。役に立つなら、仕事のレベルが自然にできるようになるまで、誰かがまだ自分を見ているふりをすることもできます。（ただし、彼らの肩越しに監視するのはやめましょう。代わりに、XNUMX対XNUMXのミーティングを利用して彼らをサポートし、信頼関係を再構築し、オープンなコミュニケーションを継続してください。）

もう一つ明確にしておきたいこと:

パフォーマンス改善計画 (PIP) 中またはその直後に他の部門に異動することはできません。まず、現在の場所で一貫したパフォーマンスを発揮する必要があります。

業績改善計画の策定は容易ではないが、それだけの価値はある。計画は明確さ、尊厳、そして方向性をもたらし、効果的に活用すれば、大きな変革につながる可能性がある。

自分自身と、直属の部下を持つリーダーに、公平かつ明確に、そして迅速に問題に対処するよう求めてください。最も重要なのは、どんな状況でも、自分が扱われたいのと同じように従業員を扱うことです。

次のステップ: 職務に対する明確な期待を設定します。

業績改善計画（PIP）が必要になる前に、チームメンバーの責任を明確にする簡単な方法をお探しですか？各職務における成功の意味を明確にするために、主要成果領域（KRA）モデルを活用しましょう。KRAを定義することで責任範囲が明確になり、効果的な業績改善と評価に不可欠です。*専門家の注記：KRAを定義することで、従業員の努力が組織の戦略目標と整合することが保証されます。*

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