マスターすべきGoogleドライブの10の裏技

Googleアカウントに保存されているほぼすべてのファイルの中心的なハブであるGoogleドライブは、Workspaceユーザーがドキュメント、スプレッドシート、メディアを保存、整理、共有するための重要なツールです。Googleドライブを整理し、コラボレーション機能を最大限に活用するために、知っておくべき10の隠れたコツをご紹介します。

ストレージ容量を節約するために、ファイルを複製するのではなく、ショートカットを作成してください。

複数のプロジェクトでよくあるように、Drive を整理していて、単一のファイルを複数のフォルダーからアクセスする必要がある場合、ファイルを移動したり、複数のコピーを作成したりする必要はありません。そうするとストレージ容量を消費し、異なるチームの共同作業者が同じライブバージョンで作業できなくなります。代わりに、元のファイルはそのままにして、別の場所にショートカットを作成してください。Drive 内の任意のファイルを右クリックしてオプション メニューを開き、[整理] > [ショートカットの追加]を選択して、保存先のフォルダーを選択します。

URL短縮サービスを利用すれば、特定のアカウント専用の新しいファイルを素早く作成できます。

URL短縮サービスは、特に複数のGoogleアカウント（仕事用アカウントと個人用アカウントなど）に同時にログインしている場合、新しいDriveファイル（ドキュメント、スプレッドシート、スライドなど）を開く際に非常に時間を節約できます。アドレスバーにdoc.new、sheet.new、slide.newと入力すると、メインアカウントに新しいファイルが自動的に作成されます。使用するアカウントを指定するには、/1、/2、/3などを追加してください。これにより、新しいファイルを開くために何度もクリックする必要がなくなります。

変更した共有リンクを使用して、自動的にコピーを作成します。

別のリンク短縮サービスでは、共有ファイルの受信者に、元のファイルを閲覧または編集するだけでなく、コピーを作成するように強制することができます。この機能は、テンプレート、チェックリスト、その他ユーザーが元のバージョンを保持したまま編集する必要のある資料を共有する場合に便利です。共有リンクの末尾にある「/edit」または「/view」を「/copy」に置き換えるだけで、受信者がリンクを開いたときに「コピーを作成する」ように促されます。

新しいバージョンをアップロードすると、共有リンクを変更せずに既存のドキュメントを上書きできます。

Google Originalsは編集するとリアルタイムで更新されるため、すべての共同作業者が変更内容を確認できますが、PDF、画像、動画の新しいバージョンは、元のファイルを上書きしない限り、再度共有する必要があります。Google以外のファイルを右クリックし、「バージョンの管理」>「新しいバージョンをアップロード」を選択すると、更新時に同じ共有リンクが維持されます。

Plusによる変更を防ぐため、ファイルを読み取り専用モードでロックしてください。

ドライブファイルの最終版を共有したいが、受信者が意図的か誤って編集したかにかかわらず、編集できないようにしたい場合は、読み取り専用モードでロックできます。この方法は、PDFに変換したり、異なるユーザーのアクセス許可を管理したりするよりも高速です。ファイルを右クリックしてオプションメニューを開き、「ファイル情報」>「ロック」を選択します。（ロックを解除するまで編集できないことに注意してください。）

アップロード変換を有効にすると、.docx ファイルを互換性のある Google ファイル形式に変換できます。

繰り返しクリックする手間を省くもう1つの機能は、外部ファイルをGoogleドキュメント形式に自動変換することです。これは、Microsoftユーザーから.docx、.xlsx、または.pptx形式のドキュメントを頻繁に受け取る場合に特に便利です。毎回手動で変換する代わりに、[設定] > [一般]に移動し、[アップロード] セクションまでスクロールして、アップロードされたファイルをGoogleドキュメント形式に変換するオプションを有効にすることができます。

PDFファイルに画像キャプションボックスを追加して、直接フィードバックを提供する

編集可能なDriveファイルでは、テキストを簡単にハイライト表示したり注釈を付けたりできますが、プレビューモードであれば他のファイル形式でも同様の操作が可能です。この機能は、画像、レイアウト、デザインに注釈を付ける際に便利です。ファイルをダウンロードして別のプログラムで開く必要はありません。画像を開くかPDFをプレビューするには、ダブルクリックするだけです。次に、上部の注釈アイコンをクリックします。注釈を付けたい領域を選択し、コメントを追加します。

高度な検索フィルターを使用して、紛失したファイルをすばやく見つけます。

私の個人用ドライブはよく散らかっていて、名前を忘れてしまった古いファイルを探すのに、整理されていないアイテムの長いリストをスクロールしなければならないことがよくあります。高度な検索フィルターは、ファイルの種類、所有者、日付で検索を絞り込むことができるため、この問題を解決する鍵となります。検索バーに「種類:」、「所有者:」、「前:」、「後:」などの語句を入力し、その後に条件を入力するだけです。

関連ファイルに簡単にアクセスできるよう、専用のプロジェクトセンターを作成しましょう。

Drive の整理構造は非常にシンプルです。ホーム タブには推奨ファイルとフォルダーが表示され、マイ ドライブ タブはデフォルトでアルファベット順に並べ替えられ、更新日順に並べ替えるオプションもあります。もちろん、フォルダーを作成したり、ファイルを移動したりすることもできます (上記で説明したショートカット トリックも使用できます)。また、特定の作業プロジェクトや休暇など、関連ファイルにすばやくアクセスできるように、動的な「センター」を作成するのも便利です。有料の Workspace ユーザーは、優先度タブを使用できます。このタブでは、元の場所から移動することなく、Drive 内の任意の場所から最大 25 個のファイルをグループ化できます。無料ユーザーは、アイテムにスターを付けたり、マスター Docs ファイルを作成して @ 記号を使用してファイル ボックスを含めることができます。

Driveスキャナーを使えば、領収書や印刷された書類を素早くデジタル化できます。

実際、書類をスキャンするために別のアプリは必要ありません。Googleドライブにはこの機能が組み込まれているため、iPhoneユーザーもAndroidユーザーも、デバイスのカメラを使って印刷物をドライブにすばやくデジタル化できます。ドライブアプリを開き、スキャンアイコンまたはプラス記号（+）を選択して、「書類をスキャン」をタップします。Googleが微調整を行った後、ファイル名と保存先を指定して「アップロード」をタップします。これで、スキャンした領収書、契約書、その他のファイルは、ドライブ内の他のファイルと同様に検索できるようになります。