すべてのユーザーのためのZoom活用術10選

バーチャル会議はリモートワークに欠かせないものとなっていますが、時に退屈に感じられることもあります。Zoomをメインのビデオ会議プラットフォームとして利用しているなら、主催者にとっては会議をより効率的に、参加者にとってはより魅力的なものにするための隠れた機能がいくつかあります。ここでは、Zoomを最大限に活用するためのヒントとコツをご紹介します。

自分で選択したサブグループルームを使用して、バーチャルなネットワーキングイベントを作成できます。

バーチャルなコミュニケーションは本質的にぎこちないものですが、参加者をランダムなサブグループルームに送り込んで会話を強制すると、さらに状況が悪化する可能性があります。通常、会議参加者は自動的にサブグループルームに割り当てられますが、Zoomには参加者が自分のルームを選択し、自分のペースでルーム間を移動できる機能があります。これにより、対面でのやり取りを模倣した、より柔軟な体験が実現します。また、主催者であれば、サブグループルームに名前を付けることができるため、参加者は自分の興味や特定のトピックに基づいてルームを自由に選択できます。

「ブレイクアウトルーム」をクリックし、作成するルームの数を選択して「参加者がルームを選択できるようにする」を選択し、「作成」をクリックします。次に、「オプション」または歯車アイコンをクリックし、「参加者がルームを選択できるようにする」と「参加者がいつでもメインセッションに戻れるようにする」を選択します。ブレイクアウトルームが開始されると、「ブレイクアウトルーム」ウィンドウに「名前の変更」オプションが表示され、これを使用して各ルームに名前を追加できます。

ブレイクアウトルームに参加するには、参加者は「ブレイクアウトルーム」をクリックし、リスト内の番号にカーソルを合わせ、「参加」>「参加」をクリックします。ルーム間の移動やメインセッションへの復帰も同様の手順で行えます。なお、この自動選択機能はデスクトップ版とモバイル版アプリケーションでのみ利用可能で、Webクライアントユーザーはホストによる手動移動が必要となります。

大規模会議用のサブグループルームを事前に入力するためのCSVファイルをダウンロードしてください。

あるいは、参加者に自由に選択させたり、Zoomのランダム割り当て機能を使用したりするのではなく、特定のブレイクアウトルームに会議参加者を割り当てる必要がある状況も多くあります。たとえば、特定のチームのメンバー全員が同じルームに入るようにしたい場合などです。これは会議開始後に手動で行うこともできますが、大人数のグループの場合は、事前に設定しておく方がはるかに簡単です。必要なのはCSVファイルだけです。テンプレートはZoomのサポートページで入手できます。ブレイクアウトルームの名前用の列と、参加者のメールアドレス用の列をそれぞれ用意するだけです。会議をスケジュールする際に、[オプション]に移動し、[ブレイクアウトルームの事前割り当て] > [CSVからインポート]を選択して、ポップアップウィンドウにファイルをドラッグアンドドロップします。Zoomでは、最大100のルームと1000人の参加者を事前割り当てできます。

スライドを仮想背景として設定することで、個人プレゼンテーションをシミュレートできます。

対面で聴衆にプレゼンテーションを行う場合、聴衆があなたとコンテンツを同時に見られるように、スライドの前に立つことが多いでしょう。Zoom の仮想背景機能は、共有画面にビデオを重ねて表示することでこれを再現し、参加者があなたとスライドの間を行き来することなく、あなたの表情やジェスチャーを見たり、スライドを追ったりできるようにします。（注：この機能は PowerPoint と Keynote にも対応しています。）[共有] > [画面]をクリックし、[アプリケーション]セクションから[Microsoft PowerPoint]を選択します。次に、ビデオを表示するオーバーレイの種類を選択できます。[前面]オプションでは、画像が共有スライドの上に配置されます。ビデオのサイズを変更したり、画面上でドラッグしたりできます。次に、[共有]をクリックします。

休憩時間中に周囲の音を加えるために、コンピューターの音声を共有しましょう。

会議の休憩中に特定の雰囲気を維持したい場合、または休憩から戻る合図として音楽を使用したい場合は、コンピューターのオーディオを共有して環境音を提供できます。これは、画面を共有しているかどうかに関係なく機能し、背景で音楽を再生しながら参加者に情報を含むスライドを提示できます。画面を共有せずにオーディオを共有するには、[画面の共有] > [詳細設定] > [コンピューターオーディオ] > [共有]をクリックします。音楽ストリーミングサービスや YouTube など、デバイス上のどこからでもオーディオを再生できます。画面も共有する場合は、[画面の共有]をクリックし、共有するプログラムまたはデスクトップを選択して、[サウンドの共有] > [共有]を選択します。

複数の講演者に焦点を当て、現実的なパネルディスカッションをシミュレートする。

Zoomではデフォルトで、現在のスピーカーのビデオまたはアイコンがハイライト表示されます。画面上でビデオが移動するため、表示設定によっては気が散ることがあります。特に、複数の参加者がミュートを解除してプレゼンターとやり取りする質疑応答セッションでは、この傾向が顕著です。このような煩雑さを避けるため、Zoomのホストは最大9人をメインスピーカーとしてスポットライト表示させ、参加者のメインスピーカービューに表示させることができます。（これは、デバイス上でのみメインスピーカーとして表示される「参加者をピン留めする」機能とは異なります。）

スポットライト機能は、実際のパネルディスカッションをシミュレートするもので、参加者はすべての主要スピーカーを均等に見ることができます。その他の参加者は、会議画面上部のスライダーで表示されます。スポットライトを追加するには、参加者のビデオにマウスカーソルを合わせ、3つの点（メニューアイコン）をクリックして「全員をスポットライト」を選択します。この手順を繰り返して、最大9人のスピーカーに対して「スポットライトを追加」を選択してください。

実際の会議場所に没入型ビューを追加する

バーチャル会議は退屈に感じられることが多いですが、Zoomのイマーシブビュー機能を使えば、参加者をリアルなシーンに配置することで、プレゼンテーション、授業、グループ活動をより魅力的なものにすることができます。小さなボックスに頭が浮かんでいるのではなく、参加者を教室の机、ステージの後ろの椅子、あるいはキャンプファイヤーの周りに「座る」ように配置できます。最高の視覚体験を得るには、Zoomカメラが正しく動作していることを確認してください。Zoomにはあらかじめ用意されたシーンがあり、実際のオフィスや屋外スペースの写真をアップロードすることもできます。これらのバーチャル背景には最大25人の参加者を配置できます。ホストとして、[表示] > [イマーシブ]をクリックし、参加者をシーンに自動的に追加するか手動で追加するかを選択して、シーンを選択します。 [開始]をクリックすると、参加者がイマーシブビューに配置されます。カスタムのイマーシブビューの場合は、参加者を手動で移動する必要があります。

ポッドキャストや教育コンテンツを録音するための個別の音声ファイル。

Zoomミーティングは録画できるため、ポッドキャスト、チュートリアル、役員会議、Plusミーティングなど、共同作業や会話形式のコンテンツを作成して保存するのに便利なプラットフォームです。ただし、複数の人が同時にマイクに向かって話すと、後で聞き取りにくくなることがあります。特に、参加者同士が同時に話したり、参加者の1人が話している間に別の参加者が背景雑音を拾ったりする場合はなおさらです。このような場合は、個別の音声ファイルを録音し、後でそれらを結合することで、よりクリアな音声にすることができます。ホストとして、Zoomデスクトップアプリで、プロフィール画像 > 設定 > 録画をクリックし、 「参加者ごとに個別の音声ファイルを録音する」を有効にします。これにより、各ファイルが参加者の名前でローカルに録音および保存されます。

参加者やチャットを管理するために、2台目のデバイスを「共同ホスト」として設定してください。

会議を管理するには、プレゼンテーションの共有、チャットの監視、参加希望者の追跡など、さまざまな作業が必要です。特に、これらすべてを小さな画面1つで行おうとすると、非常に困難になる場合があります。解決策としては、別のデバイスでログインし、1台を画面共有用、もう1台を参加者の管理とチャットアクティビティ用に使用する方法があります。両方のデバイスから会議に参加するには、ホスト権限を持つメインデバイスで、[参加者]をクリックし、リスト内のもう一方のプロファイルにマウスカーソルを合わせ、[その他] > [共同ホストにする] > [確認]をクリックします。（メインの会議ホストでなくても、共同ホスト権限が割り当てられる場合があります。）

有料のZoomアカウントをお持ちの場合は、同じ種類のデバイス2台で同時にサインインするか、パソコンとスマートフォンまたはタブレットでサインインできます。また、別のアカウントを使用するか、ゲストとして別のデバイスからサインインすることも可能です。同じプロフィールでサインインする場合は、エコーを防ぐため、2台目のデバイスですべてのデバイスをミュートにしてください。

独自の待合室を設定して、リアルタイムの議題を共有したり、参加者とチャットしたりできます。

デフォルトのZoomページに表示される「ホストがミーティングを開始するのを待っています」というメッセージよりも、よりプロフェッショナルな（または魅力的な）待合室体験をご希望の場合は、参加者に表示される内容をカスタマイズできます。最も簡単なオプションは、待合室のテキストタイトルですが、画像を追加したり、ミーティングのメッセージや説明とともにブランドロゴをアップロードしたり、ループ再生するビデオ（音声あり/なし）を追加することもできます。ループ再生するビデオは、ミーティングの議題、ルール、ウェルカムメッセージを表示するために使用できます。ミーティングをスケジュールする際に待合室を有効にし、カスタマイズを追加した後、[待合室オプション] > [待合室のカスタマイズ] > [保存] の順に進んでください。

Zoomの待機室にはチャット機能も備わっており、ホストは待機室にいる全員にメッセージを送信したり、個々の参加者と個別にやり取りしたりできます。「チャット」をクリックし、チャットしたい相手または待機室の参加者を選択してください。

会議に遅れて参加する際に、AIコンパニオンを使って概要を確認すると便利です。

AI CompanionはZoomの生成型AIツールで、メモ作成、会議の要約、アクションアイテムの設定などの生産性向上機能を提供します。会議で有効にすると、参加者の質問にリアルタイムで回答することもできます。つまり、遅れて参加した場合でも、遅刻を気づかれることなく、見逃した内容の要約を取得できます。「概要を教えてください」「私の名前は言及されましたか？」「アクションアイテムは何ですか？」などの事前設定された質問がありますが、独自の質問を作成することもできます。会議の右上隅にあるAI Companionアイコンをクリックし、事前設定された質問を選択するか、独自の質問を作成してください。なお、会議の質問機能はエンタープライズアカウントと法人アカウントでのみ利用可能で、ホストが有効化する必要があります。