ファイルを適切な場所に正確に移動するための3つの自動化レシピ

もしあなたが私と同じようなタイプなら、あなたのコンピューターのファイルやフォルダーの状態は恐らくひどい状態でしょう。何かをダウンロードしたり、スクリーンショットを撮ったり、画像をコピーしたりして、「後で全部整理しよう」と自分に言い聞かせます。しかし、気づけばあなたのデスクトップは私のデスクトップのようになってしまっています。つまり、あらゆる場所にファイルが散乱し、必要なファイルが見つからない状態です。でも、そんなことはありません。ちょっとした自動化で、散らかったファイルを一掃できます。ちなみに、私はMacでHazelを使っていますが、Automatorの組み込みスクリプトを使っても同じ結果が得られます。Windowsマシンを使っているなら、強力なPower Automateツールを使えば可能です。一度設定すれば、ファイルは必要な場所に自動的に移動されます。

ダウンロードフォルダを管理する

すべてのダウンロードの投棄場所にしないでください。

正直に言うと、ダウンロードフォルダは最悪です。ダウンロードファイルやその他あらゆるもののゴミ捨て場になっていて、なかなか消えてくれません。以前は、PDFやランダムな画像、インストーラーやzipファイルなど、あらゆるファイルがごちゃ混ぜになって、常時何百ものファイルが入っていました。

解決策は、ファイルの種類ごとに整理することです。今はごちゃごちゃしているかもしれませんが、そのままにしておく必要はありません。私のMacでは、Hazelというアプリケーションを使っています。ファイルの種類を検索するルールを作成しました。PDFファイルは「Documents」というサブフォルダに、あらゆる種類の画像ファイルは「Pictures」というサブフォルダに保存されます。同様に、アーカイブファイルとDMGファイルはそれぞれ専用のフォルダに保存されます。ルールを実行すれば、あとはHazelがすべて処理してくれます。

Windowsをお使いの場合は、Power Automate Desktopを使用して同様のワークフローを実現できます。ファイルの移動方法と場所を指定する条件を追加するだけで、ファイルは事前に指定された場所に自動的に移動されます。

スクリーンショットを見えないように隠す

乱雑なものを整理してデスクトップをきれいに保ちます。

ジャーナリスト兼ライターとして、私が書く記事にはスクリーンショットが欠かせません。そして、ご想像の通り、スクリーンショットをたくさん撮っています。長い間、私のデスクトップはスクリーンショットでいっぱいの膨大なプロジェクトフォルダで溢れており、数ヶ月ごとにまとめて削除していました。

しかし、これを改善する方法があります。スクリーンショットの保存方法が比較的シンプルな場合は、Macに内蔵されているスクリーンショットオーガナイザーを利用できます。このツールは、各スクリーンショットをデスクトップのデフォルトの「スクリーンショット」フォルダに保存します。同様に、Windows PCでもスクリーンショットのデフォルトの保存場所を特定のフォルダに変更できます。

しかし、もっと良い管理方法があります。例えば、私はMacでHazelを設定して、スクリーンショットを月ごとに自動的に分類し、個別のサブフォルダに移動するようにしています。WindowsユーザーもPower Automateを使えば同じことができます。さらに、指定した期間後にフォルダを自動的に削除する自動化を設定することもできます。私の設定では、HazelにScreenshotsフォルダ内のファイルの最終更新日をチェックする条件を設定し、30日以上経過している場合はファイルを自動的に削除するようにしています。

スクリーンショットを一定の場所に保存し、デスクトップをすっきりと保つには、これだけで十分です。また、何か作業が必要になった場合、月ごとに整理しておくと、関連ファイルを簡単に取り出すことができます。

大きなファイルを自動的にアンロードする

お金をかけずに保管スペースをきれいに保ちます。

私のようにメインのパソコンがノートパソコンなら、ストレージ容量が常に不足する苦労はよく分かるでしょう。写真や大容量ファイル、インストールファイルなどを保存するのは避けられないことです。しかし、もっと重要なのは、それらがソリッドステートドライブ（SSD）の容量を占有していることさえ忘れてしまうことです。この問題を解決するために、私はHazelの様々な自動化機能を連携させて使っています。例えば、メインの写真ライブラリを失いたくないので、Hazelは1ヶ月以上変更されていないファイルを自動検出し、外付けドライブのフォルダに移動してくれます。

同様に、ダウンロードバスケットも確認​​し、1GBを超えるファイルで2週間アクセスされていないファイルはバスケットに移動します。Windowsをお使いの場合は、Power Automateを使えば全く同じ結果を非常に効率的に実現できます。このシンプルな自動化プロセスのおかげで、ストレージスペースが整理され、コンピューターの動作もスムーズになります。

小さなルール、大きな成果

これらの自動化プロセスはどれも複雑でも難しい設定でもありませんが、その効果は計り知れません。まず、ノートパソコンが不要なファイル、写真、スクリーンショットで散らかってスペースを占領することがなくなりました。さらに重要なのは、必要なファイルがすべて整理されたことです。ファイルの種類ごとにサブフォルダに分けるだけでなく、月ごとにフォルダ分けもできます。これは整理整頓の大きなメリットです。さらに、ルールを一度実行すれば、変更が必要になるまでルールについて考える必要はありません。HazelやPower Automateなどのアプリがすべての作業を自動で行ってくれます。